Hyvänä etänä

Oletko koskaan nukahtanut etäpalaveriin? Minä olen! Tähän riittää näköjään joskus tarpeeksi pitkät työpäivät, hektinen arki, äärimmäisen monotoninen ääni sekä aihe, joka ei ihan liippaa sinun tekemisiäsi kuitenkaan, vaikka sinut on palaveriin kutsuttu. Miksi sitten niin moneen palaveriin kutsutaan liikaa epäoleellisia ihmisiä? Miksi joistain etäpalavereista on tullut tehottomia (ja samalla äärimmäisen kalliita suuren osanottajamääriensä takia)? 

Huonoa johtamista, taas kerran. Mutta tee sinä paremmin! Älä siis järjestä tylsiä etäkokouksia ettei tiimiläisesi niihin nukahda. Tässä muutama vinkki parempaan suoriutumiseen:

1. Tee kokoukselle selkeä agenda ja varmista että jokaisella on hyvä syy olla mukana. Ei pelkkää huonelihaa mukaan! Kokouksesta tulee tehokkaampi ja mielekkäämpi, kun paikalla ovat juuri ne oikeat ihmiset, jotka agendalla oleviin asioihin voivat vaikuttaa. Lisäksi tarpeeksi tarkka etukäteistieto käsiteltävistä asioista auttaa kaikkia valmistautumaan paremmin.
2. Jos kokous on pitkä, tee ennakkoon kysymyksiä pohdittavaksi ja valmistele aiheeseen sopivat pienryhmäkeskustelut. Rytmitä siis palaveria sopivasti erityyppisillä tekemisillä, äläkä vain pidä monen tunnin monologia (eteenkään jos puheesi tai aiheesi on kovin tasapaksua).
3. Palaverin järjestäjänä tule viimeistään 5 minuuttia ennen kokouksen alkua paikalle ja ala höpöttämään heti, kun joku tulee linjoille. Tämä on mielestäni äärimmäisen tärkeä osuus kokouksen alkuun ja hyvän keskustelutunnelman luomiseksi. Osallistujien viihtyvyys ja juuri heidän osallistumisensa tärkeyden osoittaminen saa kaikki kontribuoimaan paremmin, jolloin tuloksesta tulee laadukkaampi.
4. Älä lue dioja ääneen, jokainen osaa lukea ne itsekin. Dioja ja / tai tekstiä ei myöskään tulisi olla liikaa. Laajat materiaalikokonaisuudet tulee laittaa ennakkoluentaan ja kaikkien osallistujien olisi syytä aina tutustua lähetettyyn materiaaliin etukäteen. Muutoin (pahimmassa tapauksessa) aikataulutetaan kokous uudestaan. Asiallinen valmistautuminen on tilaisuuden ja kaikkien osallistujien ajan kunnioitusta ja jokaisen palaverin tulisi olla tarpeeksi tärkeä tähän.
5. Kertaa kokouksen pelisäännöt ja mm. taukojen paikat heti alussa. Eri palaverien välillä tulisi myös olla vähintään 15 minuutin hengähdystauot. Tässä ajassa saat myös tehtyä itsellesi koosteen palaverin aiheuttamista toimenpiteistä jatkotyöstöä varten. Ei siis aikatauluteta käsittämättömiä palaveriputkia kenellekään. Palaverien välissä tulee ehtiä ajatella! Sama pätee myös työpäivän loppuun. Ajatusten kasaaminen auttaa hahmottamaan kokonaisuudet ja ison kuvan paremmin, ja jäsentämään loppuviikon tekemisiä. Alitajuntaa kannattaa ruokkia hyvillä syötteillä.
6. Jos säännöllisesti järjestettävistä palavereista halutaan kirjoittaa muistio, laita paikalle viimeisenä tullut kirjoittamaan se. Tällöin kannustat ihmisiä saapumaan paikalle aina ajoissa. Ryhtiliike tämäkin.
7. Pidä yllä jatkuvaa keskusteluyhteyttä osallistujiin, puhuttele ihmisiä nimellä. Ja pidetään ne kamerat auki, ainakin palaverin alussa!

Äärimmäisen tärkeitä oppeja kaikkien jaksamiseen.
Pidetään jatkossa vain hyviä kokouksia, eikös?